Управлявайте времето си ефективно с 4-те квадранта на Стивън Кови

equalizer 327 Прегледа | Коментари

Умението да подреждаш приоритетите си е много важно и за да бъдете продуктивни, трябва да инвестирате времето си умно.

Чудесен начин за това е използването на Квадрантите на Кови, популяризирани от Стивън Кови.



Книгата 7-те навика на високоефективните хора обяснява задълбочено как работи квадрантът,

а настоящата статия ще ви покаже как да го използвате за организиране на своите задачи.

Ето така изглежда квадрантът:

4-те квадранта за ефективно управление на времето

 

Всяка дейност може да се постави в един от четирите квадранти и това може да се използва за приоритизиране. Вижда се, че задачите могат да се маркират като „важни“ или „маловажни“, в съчетание със „спешни“ или „не спешни“. Ако ви е трудно да си подреждате приоритетите, тази матрица 2 на 2 квадрата може да ви бъде много полезна. Особено когато планирате продуктивен ден, трябва да можете да идентифицирате кои задачи искате да извършите въз основа на приоритети. Да видим какво означава всеки квадрант.

Квадрант 1 – Важно и спешно

Първият квадрант, често наричан „Квадранта на необходимостта“, съдържа задачите, които са спешни и важни. Тези задачи трябва да се свършат, или ще се изправите пред отрицателни последици. Обикновено имат крайни срокове и при тях времето е от значение. Във всекидневието е неизбежно да вършите задачите, които попадат в първи квадрант. Ключът към това е да можете да ги управлявате.

Примери за задачите в първи квадрант включват:

  • Медицински спешни случаи
  • Подаване на данъчни декларации
  • Промени в последния момент

Ако през повечето дни имате чувството, че сте на ръба, това означава, че прекарвате твърде много време в този квадрант. Вършите само нещата, които ви носят краткосрочни ползи, а всъщност трябва да инвестирате повече време в дългосрочни решения (вижте втори квадрант).

Квадрант 2 – Важно, но не спешно

Това е КВАДРАНТЪТ, в който е добре да инвестирате по-голямата част от времето си. Задачите във втори квадрант са директно подравнени с целите ви и нещата, които искате да постигнете в дългосрочен план. Ето няколко примера за задачи във втори квадрант:

  • Физически упражнения и спорт
  • Уроци извън работното място, за да развиете кариерата си
  • Работа по вашия бизнес, докато задържате и настоящата си работа
  • Прекарване на време с близки и приятели
  • Разработване и прилагане на системи

Всеки има различни цели и мечти. Това, което за мен може да е задача от втори квадрант, за вас може да не е. Също така виждате ли, че задачите не са спешни? Това отначало може да изглежда контра-интуитивно. Ние много пъти смятаме нещата, които имат нюанс на спешност за важни, но невинаги е така. Вашите цели и мечти не ви бягат, те ще ви чакат точно там, където са и сега и не е спешно да ги постигнете в определен период от време. Всичко, което ви носи ползи в дългосрочен план, може да се постави във втори квадрант.

Квадрант 3 – Маловажно и спешно

Наречен също „квадранта на заблудата“; хората често бъркат задачите тук за важни, макар че всъщност не са. Или мислят, че задачата е спешна, а всъщност не е (и следователно мястото й е в четвърти квадрант).

Често се случва да сметнем нещо за важно, когато някой го иска от нас, но то всъщност не ни помага директно да постигнем целите си. Ключът тук е превенцията – да можем да казваме “не” на тези хора.

Пример за нещо, което погрешка смятаме за спешно, докато всъщност не е, често са източниците на разсейване. Смятате, че са спешни, затова пренасочвате фокуса си към тях, но в действителност не са спешни. Например, постоянно проверявате имейла си или отговаряте незабавно на хората, които ви пишат в приложения за чат.

Други често срещани примери за задачи в трети квадрант включват:

  • Да вдигате телефона, докато работите
  • Да си проверявате фейсбука
  • Да проверявате телефона си за SMS-и и текстови съобщения

Квадрант 4 – Маловажно и не спешно

Четвъртият квадрант съдържа задачите, които е добре да избягвате максимално. Това са загуби на време, които е добре да елиминирате. Ако можете да идентифицирате всичките си задачи в четвърти квадрант и да елиминирате повечето от тях, ще си освободите много време, което ще можете да инвестирате в задачи от втори квадрант.

Някои примери за това включват:

  • Играене на видео игри
  • Гледане на повторения на любимите ви ТВ сериали и програми
  • Следене на новините
  • Проверка на RSS потоци
  • Прекарване на време в Reddit

Уговорката тук е, че можете да решите, че нещата в този квадрант не трябва да са част от живота ви, но това не е съвсем така. Много е важно да имате баланс между работата и личния живот. Трябва ви време за губене и релакс, за да не се претоварите, и именно там поглеждаме към четвърти квадрант. Предизвикателството тук е да отделяте по-голямата част от времето си на втори квадрант, докато прекарвате точно толкова време в четвърти квадрант, колкото ви трябва, за да поразпуснете.

Как се прилагат

Повечето хора прекарват времето си в първи и трети квадрант и твърде малко – във втори квадрант. Ако искате да изглеждате „заети“, трети квадрант е най-добрият ви приятел.

Друг начин да погледнете на тази матрица е идеята, че искате да живеете живота си в горната част на квадранта, доколкото е възможно. Затова работите по нещата в първи квадрант, за да преживявате и използвате останалото време за втори квадрант. В действителност обаче ви трябва и малко от четвърти квадрант като част от времето за разпускане.

В един идеален свят ще живеете само във втори квадрант, но реалността не е такава. Повечето хора прилагат квадранта, като извършват първо задачите от първи квадрант (те все пак са необходимост) и когато приключат с тях, прекарват време върху задачите от втори квадрант. Това е един начин да използвате квадранта. Друг начин е методът “първо да изядем жабата”. Тогава започвате деня си със задача от втори квадрант, а когато приключите с нея, извършвате всичките задачи от първи квадрант. Единият подход не е задължително по-добър от другия. Правете това, което действа най-добре за вас.\

Пример от реалния живот

Нека нарисуваме една картина, за да ви покажем как можете да прилагате този квадрант при планирането на деня си. Представете си за момент, че сте онлайн предприемач (може би дори наистина сте?) и имате един много успешен уебсайт. Този уебсайт е основният ви източник на приходи, а целта ви е да го направите дори по-успешен, докато прави десет пъти повече приходи от сега.

Да кажем, че списъкът ви със задачи изглежда така (в произволен ред):

  • Да напишете рекламен текст за новия продукт
  • Да инструктирате виртуалния асистент да разучи конкуренцията
  • Да отговорите на поста на Дженифър във Facebook за евентуална среща този уикенд
  • Да изчистите апартамента си
  • Да гледате едно смешно клипче в Youtube, което Джон ви е препоръчал
  • Да преподредите иконите на десктопа си
  • Да купите шампоан и паста за зъби (свършили са)
  • Да отмените часа при зъболекаря
  • Да изтеглите новия албум на Kanye West
  • Да минете през магазина за понички

Въз основа на новите ви знания за квадранта на Кови, в кой квадрант трябва да попадне всяка задача?

Квадрант 1

  • Да отговорите на поста на Дженифър във Facebook за евентуална среща този уикенд – обвързано е с време.
  • Да купите шампоан и паста за зъби (свършили са) – при някои хора това може да се сметне за криза или спешен случай.
  • Да отмените часа при зъболекаря – обвързано е с време.

Квадрант 2

  • Да напишете рекламен текст за новия продукт – директно се отнася към изкарването на приходи от бизнеса, което е част от дългосрочната цел.
  • Да инструктирате виртуалния асистент да разучи конкуренцията – всичко, което може да е полезно за бизнеса, трябва да е във втори квадрант – като това да знаете какво прави конкуренцията.

Квадрант 3

  • Да почистите апартамента си – това може да изглежда важно, но всъщност не е и би трябвало да помислите за варианта да наемете някой друг за целта.
  • Да изтеглите новия албум на Kanye West – това, че Kanye West е издал нов албум не означава, че е важно, макар че музиката му изобщо не е лоша.

Квадрант 4

  • Да гледате едно смешно клипче в Youtube, което Джон ви е препоръчал
  • Да преподредите иконите на десктопа си
  • Да минете през магазина за понички

Тези задачи от четвърти квадрант не са необходими и би трябвало да са част от задачите ви като цяло, но са чудесни за времето, в което искате да си починете малко.

След като вече идентифицирахте върху кои задачи от 1-ви и 2-ри квадрант е добре да работите, сега остава да организирате графика кога да ги свършите. Можете или първо да извършите всички задачи от първи квадрант и да отделите останалото време за задачи от втори квадрант, или да изберете алтернативния метод, при който започвате със задачи от втори квадрант, след което вършите задачите от първи квадрант, и ако ви остане време, се връщате към втори квадрант.

Следващи стъпки

  • За следващата задача, която трябва да извършите – можете ли да прецените в кой квадрант й е мястото?
  • Когато започнете деня си с подбиране на най-важните задачи, използвайте квадранта, за да прецените кои са най-важните задачи.
  • http://www.entrepreneur.bg/

Стани наш фен във Facebook

Намерете ни в Google+

Коментирай с Фейсбук

Реклама

Чети новия брой на БГ ВЕСТНИК

Сходно съдържание

web БГ Медия Лондон - Актуални новини за Великобритания и Лондон, безплатни обяви в Англия, вестници и списания в Англия